Vacature: Managamentassistent Duurzame Mobiliteit

Referentie: HLS-V19407

Klant / soort bedrijf
gemeente
Werklocatie:
utrecht
Functiecategorie
Administratief/secretarieel
Functienaam
Directie secretaresse/management assistent
Opleiding
HBO
Dienstverband
Parttime
Salarisindicatie € / mnd, bruto
in overleg
 
Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Onze opdrachtgever is een gemeentelijk instelling.

Beschrijving functie

Kun je goed plannen regelen en vind je het leuk om mensen te helpen met uitdagende opdrachtn, dan is dit een geschikte functie voor jou

Korte beschrijving speelveld
Ontwikkel Organisatie Ruimte telt ruim 650 medewerkers. Elke medewerker heeft zijn thuisbasis in een gilde. Een gilde is opgedeeld in subgilden (of teams). Het zijn onze aanduidingen voor wat andere organisatieonderdelen afdelingen en teams noemen. Bij Ruimte gebruiken we de term gilde omdat we er samenwerken met vakgenoten en met elkaar willen we onze expertise vergroten. Deze functie valt onder gilde PMR (projectmanagement Ruimte), in dit gilde werken projectmanagers en projectassistenten die werken voor één of meerdere opgaven of projecten.

Achtergrond informatie Duurzame Mobiliteit
Je werkt binnen de opgave Duurzame Mobiliteit aan een aantrekkelijke, verkeersveilige en bereikbare stad die duurzaam, leefbaar en gezond is voor iedereen. Dit doen we door binnenstedelijke verdichting te faciliteren en hier randvoorwaarden aan te stellen. We faciliteren de groei van de stad zonder verdere groei van het autoverkeer (dus met een toename van fiets, openbaar vervoer en voetganger).
Hierbij werken we aan drie hoofddoelen:
Vergroten van het aandeel van de meest duurzame, gezonde en ruimte-efficiënte vervoersmiddelen;
Het mobiliteit- en parkeergedrag dragen bij aan een aantrekkelijke stad;
Verbeteren van de verkeersveiligheid

Dit is je werk
Voor de ondersteuning van de opgave Duurzame Mobiliteit zoeken we een assistent die zowel project ondersteuning als management ondersteuning kan doen. Je ondersteunt verschillende projecten en de opgavemanager Jeroen Gosse.
Als managementassistent ben je verantwoordelijk voor diverse secretariële, ondersteunende en administratieve taken.

Als projectassistent ben je de rechterhand van de projectmanager. Hierbij heb je faciliterende taken, maar hou je je ook bezig met projectmatig werken. Je bent betrokken bij de verschillende fases van projecten, zoals het opstellen van een plan van eisen, informeren van de raad, participatie met bewoners.
Je beheert de agenda van de opgavemanager.
Je beheert de mailbox van de opgavemanager en handelt verzoeken zelfstandig af.
Je zorgt voor een uniforme werkwijze en een overzichtelijke mailbox.
Je kunt proactief en adequaat gemaakte afspraken signaleren en zorgen voor opvolging.
Je verstuurt de raadsstukken
Je organiseert (bewoners)bijeenkomsten.
Je zorgt dat wijkberichten gemaakt en verspreid worden (i.o. met de projectmanager)

Dit vragen we van je
Opleiding op HBO Niveau
Je bent in staat kennis van de processen binnen Ruimte snel eigen te maken
Je beheerst de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
Je beheerst MS-Officepakketten Word en Outlook.
Je hebt ervaring met systemen zoals Digiplaza, AllBidigit, iBABS en het Zaaksysteem.
Minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie.
Concrete en recente ervaring met projectmatig werken.
Bij voorkeur ervaring binnen de overheid/gemeente
Minimaal 4 dagen per week beschikbaar zijn