Vacature: bestuurs secretaresse

Referentie: HLS-V19552

Klant / soort bedrijf
gemeentelijke instelling
Werklocatie:
rotterdam
Functiecategorie
Administratief/secretarieel
Functienaam
Directie secretaresse/management assistent
Opleiding
HBO
Dienstverband
Fulltime
Salarisindicatie € / mnd, bruto
in overleg
 
Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Gemeentelijke overheidsinstelling (in Zuid Holland)

Beschrijving functie

Voor deze werkzaamheden, directe en dagelijks ondersteuning van wethouders (of burgemeester) is nabijheid tot het bestuur van wezenlijk belang. De functie kan niet alleen vanuit huis uitgevoerd worden wanneer bestuurders op het Stadhuis zijn. Gezien de aard van de werkzaamheden en het feit dat deze functie een kamer waar je alleen of met twee zit op ruimte afstand tot de beschikking heeft dient met regelmaat op het stadhuis gewerkt worden. Uiteraard met in achtingneming van de Covid-19 regels.

Waar ben jij van
Je bent een onmisbaar onderdeel in de ondersteuning van bestuurders en daarmee van het reilen en zeilen van het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Rotterdam. Jij bent niet bang om op hoog niveau te spelen. Politiek en mensen vind jij mateloos interessant en dat helpt jou de juiste beslissingen te nemen. Want beslissingen nemen doe je constant. Dat is de charme van werken in een hectische (politieke) omgeving.

Jouw functie
Het ontzorgen van de bestuurders van de tweede grootste stad van Nederland is een belangrijke en verantwoordelijke taak. Je komt te werken op ons prachtige stadhuis waar altijd reuring is, je dicht op het vuur zit en alles als eerste weet en waar jouw naaste collega’s dezelfde passie delen. Als roulerende secretaresse moet je op verschillende plekken jezelf snel kunnen inwerken en is geen dag hetzelfde. Dit alles vraagt om overzicht en stressbestendigheid. Jij weet waar en voor wie je werkt en draagt dat op charmante wijze uit.

Taken:
Je hebt zowel een adviserende rol (met name de regie over de agenda) als een uitvoerende rol in de ondersteuning van de wethouder(s);
Je zorgt in alle hectiek voor rust en overzicht, je coördineert de (digitale) stukkenstroom en hebt de regie over de agenda en alles wat daaruit voortkomt;
De nooit aflatende stroom aan mail die binnenkomt vind jij een uitdaging om in no-time (zelfstandig) af te handelen, uit te zetten en te bewaken;
Je draagt er zorg voor dat benodigde voorbereiding voor overleggen of bijeenkomsten voor de bestuurder beschikbaar zijn;
Je ondersteunt de bestuurder bij overige praktische en organisatorische zaken.

Jouw profiel
Als Bestuurssecretaresse beheers jij de Nederlandse taal tot in de puntjes maar ook omgevingsbewust zijn en gevoel voor verhoudingen hebben zijn onmisbaar in dit vak.
Jij weet als geen ander hoe je dingen voor elkaar krijgt waarbij samenwerken en ‘service met een smile’ je tools zijn. Als secretaresse moet je jezelf snel kunnen inwerken en is geen dag hetzelfde. Dit alles vraagt om overzicht en stressbestendigheid.
Jouw voorkomen en handelen dragen bij aan het imago van de wethouder, binnen en buiten de organisatie. Je opereert zelfstandig, schakelt en handelt zeer snel en blijft daarbij secuur en oplossingsgericht.

Eisen
HBO werk- en denkniveau of een afgeronde HBO opleiding;
Vijf jaar werkervaring waarvan drie jaar in een vergelijkbare functie en op vergelijkbaar niveau;
Drie jaar ervaring bij een organisatie van gelijke grote, 10.000+ collega’s;
Drie jaar ervaring met complex agendabeheer;
Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift;
Uitstekende beheersing van het MS Office pakket en digitale vaardigheid.
Kennis van en ervaring met bestuur en wethouders en van de dynamiek van de bestuurlijke context;
Ervaring met politiek-bestuurlijke verhoudingen en processen.