Vacature: Managementassistent Maatschappelijke ondersteuning

Referentie: HLS-V19601

Klant / soort bedrijf
gemeentelijke instelling
Werklocatie:
rotterdam / deel thuiswerk
Functiecategorie
Administratief/secretarieel
Functienaam
Directie secretaresse/management assistent
Opleiding
MBO, HBO
Dienstverband
Fulltime
Salarisindicatie € / mnd, bruto
in overleg
 
Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Gemeentelijke overheidsinstelling (in Zuid Holland)

Beschrijving functie

Als managementassistent lever je managementondersteuning aan het managementteam van de afdeling. Concreet betekent dit dat je ondersteuning biedt aan de Rayon manager m.b.t. de portefeuilles Huiselijk geweld-Kindermishandeling en Hulpteam toeslagen 010. Je werkt hiertoe samen met de Rayon manager en Management assistente en de medewerkers van het bedrijfsbureau. Bij afwezigheid of piekmomenten neem je een aantal basistaken over van de afdelingssecretaris op uitvoerend niveau.

Dit ga je doen:
Je zorgt ervoor dat de agenda’s van de portefeuilleoverleggen op orde zijn. Je zult te maken hebben met complex agendabeheer (volle en diverse agenda’s);
Je plant vergaderingen en overleggen in, zet stukken uit ter voorbereiding van vergaderingen en organiseert/faciliteert afdelingsbijeenkomsten;
Je hebt overzicht over afdelingsbrede werkzaamheden op het gebied van ondersteuning en processen en levert hier pro-actief een bijdrage op, zoals het inplannen van de jaarlijks terugkerende het organiseren van diverse vakinhoudelijke bijeenkomsten voor de afdeling.

Je pakt administratieve taken op, waaronder:
Je doet bestellingen in ons inkoopsysteem Oracle
Je zorgt ervoor dat het dossier in orde is en archiveert deze;
Je bewaakt procedurele afspraken en je doet verslaglegging.

Jouw profiel
Je bent een spin in het web die flexibel is want je hebt geen 09:00 tot 17:00 mentaliteit. Zowel schriftelijk als mondeling ben je communicatief vaardig. Je hebt oog voor jouw collega’s op de afdeling, waardoor je benaderbaar bent en verbindend. Samenwerken is voor jou geen probleem. Ook kun je goed je eigen werkzaamheden zelfstandig uitvoeren, plannen en prioriteren. Door jouw integere houding ben je de stabiele factor waar eenieder binnen het MT op kan bouwen en blind op durft te varen. Je neemt een proactieve houding aan, wat bijvoorbeeld naar voren komt bij het bewaken van afspraken en acties die voortvloeien uit vergaderingen. Waar nodig maak jij je collega’s nogmaals attent op de afspraken wanneer de deadline in zicht komt. Tot slot ben je een organisatietalent waardoor je het team op dat stuk volledig ontzorgt.

Eisen
Je hebt minimaal een afgeronde MBO niv. 4;
Je hebt minimaal zes maanden werkervaring als Managementassistent met werken in organisaties in het publieke domein opgedaan in het afgelopen jaar;
Je het minimaal zes maanden werkervaring in het systeem Oracle opgedaan in het afgelopen jaar;
Je hebt werkervaring in het ondersteunen (denk aan agendabeheer) van een managementteam;
Je bent bekend met Microsoft Office en bijhorende online tools zoals MS Teams.
Je hebt werkervaring als managementassistent binnen de G4;