Vacature: Administratief ondersteuner opleidingen
Referentie: HLS-V19762
- Klant / soort bedrijf
- gemeentelijke instelling
- Werklocatie:
- Rooterdam
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Administratief medewerker
- Opleiding
- MBO, HBO
- Dienstverband
- Fulltime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- 2750 tot 3750
Bedrijfsprofiel
Gemeente Rotterdam.
Beschrijving functie
Medewerker Opleidingen ‘Schone Stad’
Buiten is van ons. Van ons allemaal. Van Rotterdammers, ondernemers en bezoekers. Het cluster Stadsbeheer maakt Rotterdam klaar voor de toekomst en zorgt ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. Met een sterke combinatie van ruim 3.000 denkers en doeners werken we aan de Rotterdamse buitenruimte en houden we deze in vorm. Dit is waar jij van wordt in jouw rol als medewerker team opleidingen ‘Schone Stad’, want jij krijgt energie van het begeleiden van het opleidingsproces van A tot Z en kunt meerdere ballen tegelijk in de lucht houden.
Team opleidingen Schone Stad regelt voor de Bedrijfsschool Stadsbeheer de administratie van alle trainingen en opleidingen. Denk hierbij aan het klaarzetten van materieel op leslocaties, het maken van presentielijsten, de inhuur van docenten, het reserveren van locaties, het bestellen van bloemen en het regelen van catering en/of andere zaken bij de uitreiking van diploma’s en certificaten.
Daarnaast zorg je voor de registratie van behaalde en/of bijgewoonde trainingen en opleidingen. Als de uitvoering van het werk verandert, ga je op zoek naar passende nieuwe opleidingen. Je geeft proactief en tijdig aan dat bepaalde verplichte trainingen en opleidingen georganiseerd moeten worden. Dit wordt bijgehouden in een Cursisten Registratiesysteem. Ook verzorg je de uitnodigingen en alle bijkomende zaken voor de start en afronding van trainingen en opleidingen. Tot slot heb je ook een administratieve taak voor de gladheidsbestrijding en benader je collega’s die zich hiervoor hebben opgegeven. Ook regel je dat collega’s hier om de vijf jaar voor gecertificeerd worden
Jouw profiel
Jij weet wat nodig is en durft verantwoordelijkheid te nemen. Als medewerker team opleidingen Schone Stad ben jij dé administratieve duizendpoot en je weet daarbij goed het overzicht te bewaren. Je bent stressbestendig, een spoedvraag die opeens naar boven komt schrikt jou niet af! Sterker nog, ad-hoc kunnen handelen en schakelen tussen vragen is één van jouw kwaliteiten. Dit alles doe je secuur en accuraat. Bovendien is het een dienstverlenende functie en daarom is het voeren van goede communicatie met verschillende doelgroepen, zoals managers, teamleiders en collega’s belangrijk. Je hebt een actieve, professionele werkhouding en je kunt zowel goed in teamverband als zelfstandig werken. Je staat stevig in je schoenen, bent proactief, assertief en durft stappen te zetten. Klantgerichtheid staat bij jou hoog in het vaandel.
Eisen
•Je hebt minimaal een administratieve mbo-opleiding niveau 4 afgerond.
•Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als administratief medewerker opgedaan in de afgelopen drie jaar.
•Je hebt minimaal 4 jaar werkervaring met de systemen: Access, Excel, Word en Outlook
•Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift.
•Je bent in het bezit van een rijbewijs B.
Wensen
•Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring in de opleidingenbranche.
•Je hebt ervaring met het thuiswerken.
•Je hebt ervaring bij een gemeente met meer dan 175.000 inwoners.