Vacature: programma assistent(e) (PA/Directiesecretaresse)
Referentie: HLS-V19888
- Klant / soort bedrijf
- vereniging van Gemeente
- Werklocatie:
- den haag/thuis
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Directie secretaresse/management assistent, Office manager
- Opleiding
- HBO
- Dienstverband
- Parttime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- in overleg
Bedrijfsprofiel
De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!
Beschrijving functie
Voor de programmamanagers zijn we op zoek naar twee ervaren programma assistentes (PA/Directiesecretaris/esse). Je bent gedreven en comfortabel in je rol. Iemand die makkelijk overzicht houdt op zowel de korte als lange termijn planning. Je hebt ruime ervaring in een politiek-bestuurlijke omgeving en voelt je hierin op je gemak. De veranderlijkheid van deze omgeving brengt je niet van je stuk en je bent in staat om pro-actief hierop in te spelen. Door jouw gedegen ondersteuning zijn de programmamanagers in staat om zich volledig te kunnen focussen op hun rol. Jij zorgt voor een goed gebalanceerde agenda die de juiste prioriteiten heeft qua (complexe) afspraken, ruimte biedt om zaken uit te werken, inlooptijd voor collega’s en, wanneer nodig, eens met de benen op tafel na te kunnen denken. Je bent in staat om de overlappende onderwerpen van beide programma’s te vertalen naar de agenda’s. Je anticipeert en acteert, gevraagd en ongevraagd, op signalen uit je omgeving (kantoor, inbox etc.)
Je vormt samen met nog een programma assistent(e) van gelijk niveau en een ondersteunende secretaresse (die jullie ondersteunt met o.a. het maken van de4
eenvoudige afspraken, het boeken van zalen en locaties en het ondersteunen van het directe kernteam) het programmasecretariaat voor beide platforms/programma’s.
Je hebt ervaring met het opzetten van een secretariaat. De inhoudelijke samenwerking tussen het Platform en het OZJ is nog in opbouw en krijgt al lopende vorm. De behoefte aan een gedegen programmasecretariaat is er nu, wat betekent dat het secretariaat nog opgezet moet gaan worden en vorm moet gaan krijgen. Hierin ligt een belangrijke rol voor jou, om dit samen met je twee collega’s op te gaan zetten en te vormen tot een soepel draaiende rots in de branding voor de twee programmamanagers en de directe collega’s.1.4 Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
- Je beheert de complexe agenda’s van beide programmamanagers - Je overziet het speelveld van beide programma’s en vertaalt dit naar relevante afspraken - Je bent de sturende kracht in het opzetten van het programmasecretariaat - Je onderhoudt contacten met relevante partijen en bouwt aan een (intern) netwerk - Je werkt nauw samen met de programmasecretaris
Resultaat van de opdracht
Je hebt naast een pro-actieve ondersteuning, bijgedragen aan het neerzetten van een stevig secretariaat voor de programmamanagers.
Eisen
HBO werk- en denkniveau
Minimaal 10 jaar werkervaring als management assistent(e) waarvan de laatste 5 jaar binnen een politiek-bestuurlijke omgeving
Aantoonbare werkervaring met opzetten van een (programma/directie)secretariaat (moet blijken uit cv en beantwoording van de casus)
Competenties
De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:
•Verbinder op alle niveaus en ketenpartners
•Communicatief vaardig, zowel mondeling als schriftelijk
•Pragmatisch èn strategisch: inhoud kunnen vertalen naar agenda en visa versa
•Integer, neutrale positie innemen
•Natuurlijk leiderschap met oog voor de menselijke kant
•Pro-actieve aanpakker
Wensen
Aantoonbare werkervaring in de rol van PA/directie-assistent in een omgeving waar meerdere stakeholders (bijv. gemeenten, ketenpartners, in publiek-private samenwerkingen (blijkend uit CV) met verschillende belangen samen moeten werken.
Aantoonbare werkervaring met het opzetten en aansturen van een secretariaat
Aantoonbare werkervaring in de rol van PA/directie-assistente op het niveau van Rijksoverheid directies (DG’s, MA’s etc)
Uitwerking van de casus bij het opzetten van een secretariaat en hoe de kandidaat dit combineert met de persoonlijke ondersteuning van een directeur