Vacature: Secretaresse Commercie
Referentie: HLS-V12809
- Klant / soort bedrijf
- Producent Frisdrankenmarkt
- Werklocatie:
- Bunnik
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Afdelingssecretaresse, Directie secretaresse/management assistent, Office manager, Secretaresse
- Opleiding
- MBO, HBO
- Dienstverband
- Fulltime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- in overleg
Bedrijfsprofiel
De organisatie is een van de leiders op de frisdrankenmarkt met een groot aantal wereldmerken. Vanuit Bunnik produceren en verkopen frisdranken. Ze zijn een dynamisch bedrijf in een uiterst dynamische markt. Ons volume en marktaandeel hebben een sterke groei doorgemaakt dankzij ons pakket sterke A-merken, onze moderne productielocatie en de grote inzet van onze medewerkers.
Beschrijving functie
Doel van de functie
Verzorgen van secretarieel, administratieve en organisatorische werkzaamheden ten behoeve van de manager en/of afdeling, zodanig dat de efficiëntie en effectiviteit van de afdeling/organisatie wordt vergroot.
Taken en verantwoordelijkheden
- Zelfstandig voorbereiden en verwerken van correspondentie (zoals brieven, notities, presentaties en mededelingen). Verzamelen en/of (zelfstandig) aanvullen van relevante informatie voor adequate afhandeling.
- Sorteren, afhandelen van post, mail en telefoonverkeer.
- Plannen van afspraken: beoordelen van doelmatige tijdsindeling. Signaleren van knelpunten in agenda's en (indien van toepassing) boeken van (internationale) reizen en verblijf.
- Voorbereiden van vergaderingen op eigen initiatief, notuleren van vergaderingen en najagen van acties.
- Mede organiseren van workshops, bijeenkomsten en presentaties.
- Zelfstandig afwikkelen van routinematige vragen/problemen.
- Voorbereiden (en notuleren) van vergaderingen (indien van toepassing najagen van de acties).
Velerlei secretariële- en administratieve taken, zoals:
- Ondersteunen van de manager bij het uitvoeren van zijn/haar werkzaamheden.
- Beheren van archieven.
- Coördineren van afdelingscommunicatie via site en/of nieuwsbrief.
- Vervullen van representatieve taken.
- Opstellen en verspreiden van (standaard) rapportages.
- Bewaken van deadlines.
- Projectondersteuning, zoals beheren (en opzetten van) project databases en projectplanning
- Secretariele/inhoudelijke ondersteuning van een of meerdere managers:
- Vergaren van kennis met betrekking tot inhoudelijke zaken
- Attent zijn op belangrijke kritische informatie en vertalen van signalen uit de omgeving.
- Signaleren van ontwikkelingen en/of knelpunten binnen de afdeling (op secretarieel en organisatorisch gebied).
- Inwinnen en verstrekken van informatie, beantwoorden van in- en externe vragen en toelichten van uiteenlopende afdelingsgerelateerde zaken.
- Zelfstandig werken zonder directe opdrachten binnen operationele richtlijnen.
- Plannen van werkzaamheden (wanneer) en prioriteiten stellen.
- Afstemmen van werkzaamheden op de behoefte en verwachtingen van leidinggevende.
- Fungeren als aanspreekpunt binnen de afdeling voor uiteenlopende zaken.
Opleiding / ervaring
- minimaal MBO+, Secretaresse specialisatie
- Kennis van: MS office, afdelingsprocessen en gebruikte applicaties
Heb je interesse in deze functie, mail dan je cv naar Priscilla Lim.