Vacature: Directiesecretaresse
Referentie: HLS-V17654
- Klant / soort bedrijf
- Deze organisatie Het Havenbedrijf versterkt de concurrentiepositie van Rotterdamse havens
- Werklocatie:
- rotterdam / deel thuiswerk
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Directie secretaresse/management assistent
- Opleiding
- HBO
- Dienstverband
- Fulltime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- 3750 tot 4250
Bedrijfsprofiel
Het Havenbedrijf Rotterdam (HbR) is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.
Beschrijving functie
Als Executive Assistant maak je deel uit van het team dat direct aangestuurd wordt door de Executive Manager Port Development en ben je tevens betrokken bij de andere management Assistants die de andere managers in de afdeling ondersteunen. Er heerst een informele sfeer en hechten waarde aan samenwerking en betrokkenheid.
Als Executive Assistant ben jij de drijvende kracht achter de Executive Manager en zijn afdeling. Je beheert de agenda en mailbox van de Executive Manager, waardoor deze in goede verbinding is met de medewerkers en stakeholders in de haven en zijn werk zo effectief mogelijk kan doen. Ook zorg je voor een geoliede agendaplanning waardoor deadlines en doelstellingen op tijd worden behaald, en de Executive Manager zich kan focussen op de onderwerpen die aandacht nodig hebben. In die rol ben je een verbindende schakel met de mensen binnen het bedrijf en in de haven. Je krijgt je werkzaamheden voor elkaar met "een glimlach op het gezicht"
Je hebt een afwisselend takenpakket waarbij je veel schakelt tussen verschillende werkzaamheden en continue de juiste prioriteiten weet te stellen. Je maakt uitdagende afspraken met internen en externen, je reserveert vergaderruimten en verzorgt de aanmeldingen van bezoekers. Je beheert de mailbox en handelt correspondentie af. Je helpt bij de voorbereiding van vergaderingen en zorgt dat voorbereidende stukken op tijd beschikbaar zijn. Je plant reizen en bijeenkomsten. Daarnaast ben je ook verantwoordelijk voor verschillende financieel-administratieve werkzaamheden en coördineer je het overleg met de andere management assistentes binnen de afdeling.
Competenties:
Teamplayer;
Initiatiefrijke en pragmatische houding.
Klantgericht
Proactieve houding;
Kwaliteits- en organisatiebewust;
Sociaal en communicatief vaardig;
Functie eisen
We werven een collega die het leuk vindt om deel uit te maken van een professionele afdeling. Iemand die enthousiast en representatief is en stevig in zijn/haar schoenen staat. Je bent een ster in het stellen van prioriteiten en voert je werkzaamheden zelfstandig uit. Een positief kritische instelling, talent in oplossingen bedenken, steekt graag de handen uit de mouwen en durft tijdig 'nee' te zeggen wanneer iets niet gaat lukken.
Je beschikt over HBO werk -en denkniveau
Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring met managementondersteuning. Dit kan op directie-, bestuurs- of management niveau zijn.
Je beheerst Microsoft Word en Outlook goed en het is handig dat je met SAP, Microsoft Excel en PowerPoint overweg kunt.
Je beheerst de Nederlandse en Engelse taal goed in woord en geschrift.
Je vindt het leuk om je manager een stapje voor te zijn en vooruit te denken