Vacature: projectondersteuner
Referentie: HLS-V18279
- Klant / soort bedrijf
- Gemeente
- Werklocatie:
- zoetermeer
- Functiecategorie
- Financieel-economisch
- Functienaam
- Administrateur
- Opleiding
- HBO
- Dienstverband
- Fulltime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- in overleg
Bedrijfsprofiel
Middelgrote gemeente in Zuid-Holland.
Beschrijving functie
Afdeling
Op de afdeling P&O werken ongeveer 30 enthousiaste en bevlogen medewerkers. De afdeling bestaat uit 2 teams, het team Beleid (met o.a. organisatieadviseur, juristen, projectleiders en beleidsadviseurs) en het team Advies & Ondersteuning (P&O-adviseurs, HR-servicedesk en recruiters) Met veel enthousiasme houden wij ons dagelijks bezig met het uitvoeren en implementeren van HR-beleid. Als sparringpartner voor zowel de directie, managers en medewerkers willen wij een grote bijdrage leveren aan de ontwikkelingen van de stad en organisatie en de bevlogenheid van medewerkers.
Opdracht
De gemeente Zoetermeer is begin 2025 gestart met een organisatieontwikkeling om een professionele collegiale cultuur, leiderschap en het strategisch vermogen van de organisatie te versterken. Vanuit de afdeling P&O ondersteunen we de gemeentesecretaris en leidinggevenden bij deze ontwikkeling. We voeren de regie op het veranderproces en zorgen dat de ondersteuning vanuit de inhoudelijke HR-thema’s (als leren en ontwikkelen, belonen en beoordelen, het functiehuis, werven en selecteren) aansluit en bijdraagt aan deze ontwikkeling.
Voor de ondersteuning bij dit traject zijn we op zoek naar een enthousiaste, ervaren en daadkrachtige projectondersteuner. Je bent iemand die graag meedenkt en werk ziet liggen. Je legt makkelijk contact, haalt de rode draden uit gesprekken, organiseert snel en zorgvuldig. Je wordt blij van structuur aanbrengen, uitzoeken hoe iets wel kan en ontzorgen. Je bent in staat om in een complexe omgeving met meerdere afdelingen goed samen te werken.
De projectondersteuner is de spil in de uitvoering en voortgangsbewaking van het traject. Hij/zij zorgt dat de procesmatige, administratieve en communicatieve randvoorwaarden op orde zijn, zodat de projectleider organisatieontwikkeling (organisatieadviseur), adviseurs en betrokken leidinggevenden zich kunnen richten op inhoud en begeleiding. De projectondersteuner ondersteunt bij het organisatiebrede ontwikkeltraject en bij de doorontwikkeling binnen de afdeling P&O.
De projectondersteuner werkt nauw samen met de projectleider organisatieontwikkeling. De projectondersteuner rapporteert aan de teammanager Beleid van de afdeling P&O.
Hoofdtaken
1. Projectondersteuning
- Opzetten en borgen van een projectstructuur volgens de richtlijnen van Projectmatig Werken Zoetermeer;
- Plannen en deadlines bewaken inclusief vroegtijdig signaleren van knelpunten;
- Initiëren van duurzame oplossingen bij afwijkingen of risico’s;
- Voorbereiden en vastleggen van overleggen (agenda, notulen, actielijsten);
- Coördineren van praktische en logistieke zaken rond bijeenkomsten en activiteiten.
2. Communicatie en documentatie
- Verzorgen van interne communicatie over het traject (updates, verslagen);
- Beheren van documenten, rapportages en leeropbrengsten.
3 Monitoring en rapportage
- Verzamelen van gegevens over voortgang en effecten;
- Bijdragen aan rapportages richting management, directie of bestuur.
4. Borging en leren
- Helpen bij het vasthouden van afspraken, structuur en leerpunten in de organisatie;
- Bewaken van samenhang en continuïteit in het ontwikkelproces.
Vereisten / knock-out criteria
Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris of managementondersteuner;
Voor 24 tot 32 uur beschikbaar waarvan 1, maximaal 2 dagdelen thuiswerken.
Aantoonbare ervaring met ondersteuning van organisatieontwikkeltrajecten, veranderprocessen of programma’s gericht op cultuur, leiderschap of teamontwikkeling
Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner binnen een gemeentelijke organisatie
Minimaal een afgeronde hbo-bachelor opleiding in de richting bestuurskunde, organisatiekunde, HRM of projectmanagement
Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner met het verzorgen van interne communicate over trajecten/projecten, duidelijk weergeven in het cv