Vacature: Projectondersteuner – stadsbeheer

Referentie: HLS-V18943

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

Rotterdam

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent

Opleiding

MBO, HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

3750 tot 4500

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

functie De specialistische teams van afdeling uitvoering werken is hard op zoek naar een enthousiaste projectondersteuner. Als projectondersteuner ga je aan de slag als de ondersteuner van directievoerders en werkvoorbereiders. Je komt in de basis terecht bij team asfalt, waarbij de mogelijkheid bestaad dat je ingezet kan worden bij diverse subteams (bijvoorbeeld team spelen), dit komt omdat de functie nog volop in ontwikkeling is. Het team bestaat uit vakmannen die de onderhoud van de buitenruimte verzorgen, hier lever jij een gerichte bijdrage aan als projectondersteuner. Als projectondersteuner ben je de spin in het web binnen het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. de projectondersteuning zoals openstaande facturen behandelen, benodigde projectgegevens aanleveren en bijhouden van gemaakte afspraken. Tevens ben je verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is. Jouw rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van afspraken zowel binnen het team als daarbuiten.

Verder bestaan je werkzaamheden uit:
• Het notuleren van overleggen binnen het team;
• Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (zowel intern als extern);
• Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken;
• Het opstellen en actualiseren van een (financiele) projectadministratie inclusief de mijlpalen;
• Het archiveren van procesdocumentatie;
• Het bijhouden van verbeterpunten die gedurende de projecten worden opgedaan.

Eisen
• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4 opleiding;
• Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met projectondersteuning, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt goede vaardigheden met standaard MS Office-applicaties zoals Teams, Word, Outlook, Excel, en PowerPoint;

Wensen
• Je hebt minimaal 6 maanden ervaring in projectmatig werken bij een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 2 jaar;

• Je hebt minimaal 6 maanden ervaring in de bouwsector/gww sector in het fysieke domein, opgedaan in de afgelopen 2 jaar; • Je hebt ervaring met het zelfstandig bijhouden van projectadministratieve systemen

• Je hebt kennis van en ervaring met Oracle Ebs.