Vacature: Office Manager Duurzaamheid

Referentie: HLS-V19237

Klant / soort bedrijf

gemeentelijke instelling

Werklocatie:

rotterdam

Functiecategorie

Administratief/secretarieel

Functienaam

Directie secretaresse/management assistent, Office manager

Opleiding

MBO, HBO

Dienstverband

Fulltime

Salarisindicatie € / mnd, bruto

4000 tot 4250

 

Direct solliciteren

Bedrijfsprofiel

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Beschrijving functie

Binnen de afdeling Duurzaamheid is plaats voor één enthousiaste Office Manager voor team Schone Energie. Dit team bestaat uit 3 subteams: Wind, Energiesysteem en Zon.
Als Office Manager ben je de spin in het web binnen het team. Je fungeert als aanspreekpunt voor zaken t.a.v. de projectondersteuning en je bent verantwoordelijk voor agenda- en relatiebeheer. Ook zorg je ervoor dat de projectadministratie op orde is en blijft. Je rol bestaat uit het vastleggen en waar nodig najagen van (het nakomen van) afspraken, zowel binnen het team als daarbuiten. Tot slot organiseer je bijeenkomsten en ben je verantwoordelijk voor overige administratieve taken.

Concreet bestaan je werkzaamheden uit:
•Het notuleren van overleggen binnen het team, waarbij technisch en bestuurlijk jargon wordt gebruikt en waar verschillende belanghebbenden aan deelnemen.
•Het beheren van de agenda’s van minimaal twee (programma)managers.
•Het organiseren en faciliteren van overleggen en bijeenkomsten (zowel intern als extern).
•Het bewaken van acties en zorg dragen voor het nakomen van gemaakte afspraken.
•Het actualiseren van een projectadministratie inclusief de vaste planning & control momenten.
•Opstellen van werkinstructies en handleidingen.

Jouw profiel
Je bent een ervaren Office Manager die goed kan prioriteren en hoofd- en bijzaken kan onderscheiden. Je kan zowel zelfstandig als in teamverband werken. Je bent gewend om voor verschillende teams te werken, waarbij je in staat bent om het overzicht te behouden. Daarnaast ben je in staat om snel te schakelen, een spoedvraag die binnenkomt pak je gemakkelijk op. Door jouw proactieve houding weet je de verschillende teams te ontzorgen, zie je wat er moet gebeuren en denk je mee over mogelijke verbeterprocessen. Jij bent een aanpakker die ziet wat er nodig is en voegt de daad bij het woord. Je hebt een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als geschrift. Daarnaast ben je ondernemend en resultaatgericht.

Eisen
•Je hebt minimaal een afgeronde secretariële opleiding op mbo-niveau 4;
•Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring met de werkzaamheden zoals die staan beschreven onder ‘jouw functie’. Deze ervaring is opgedaan in de afgelopen 7 jaar;
•Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als Office Manager, opgedaan in de afgelopen 7 jaar.

Wensen
•Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als Office Manager bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 160.000 inwoners;
•Je hebt ervaring met het ondersteunen van teams die werken aan de ontwikkeling van zonne-energie, windenergie, of energiesystemen en bent bekend met het jargon in deze sectoren;
•Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive).

De afdeling
Je komt te werken voor het team Schone Energie onder de afdeling Duurzaamheid. Deze afdeling bestaat uit zo`n 80 mensen die allen werken aan de transitie naar een duurzaam Rotterdam. Het team Schone Energie bestaat uit 12 mensen die elk aan verschillende onderdelen van de verduurzaming van de gebouwde omgeving werken.