Vacature: management assistent toeslagen
Referentie: HLS-V19424
- Klant / soort bedrijf
- gemeentelijke instelling
- Werklocatie:
- rotterdam/thuis
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Directie secretaresse/management assistent
- Opleiding
- MBO
- Dienstverband
- Fulltime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- in overleg
Bedrijfsprofiel
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.
Beschrijving functie
Als Managementassistent Toeslagen speel je een centrale rol in het ondersteunen van de werkzaamheden binnen Toeslagen010. Je zorgt voor structuur, overzicht en een professionele uitvoering van administratieve en organisatorische processen. In een dossier met grote maatschappelijke en politieke aandacht ben jij een betrouwbare schakel die het team vooruit helpt.
Jouw functie
Als Managementassistent Toeslagen010 ondersteun je samen met jouw collega primair de 6 en later de 7, teammanagers van Toeslagen010. Zoals gezegd kent Toeslagen010 een bijzondere dynamiek en dat geldt ook voor jouw werkzaamheden en die van de teammanagers. Hierbij kun je denken aan:
• Het proactief beheren van de agenda’s van de teammanagers waarbij je probeert zoveel mogelijk rekening te houden met de belangen van de teamleden,
• Het beheren van de mailboxen van de teammanagers waarbij je proactief de teammanagers attendeert op mails en zorgt voor opvolging,
• Het beheren van de maillijsten (DL-lijsten) van de verschillende teams,
• Het plannen van overleggen en bijeenkomsten van het begin tot eind in waarbij je zorgt voor vergaderruimtes/locaties en alle faciliteiten die hierbij nodig zijn,
• Ondersteunen bij diverse terugkerende overleggen; het uitvragen van agendapunten, het opstellen en versturen van de agenda. Zorgdragen voor een goede en volledige verslaglegging van de diverse overleggen.
• Indien nodig, en in overleg met de teammanager, zorgdragen voor ziek- en herstel meldingen van collega’s,
• Zorgdragen voor een correcte inkoop en verwerking van diverse bestellingen van bijvoorbeeld attenties, vergaderlocaties,
• Het ondersteunen bij de inrichting en het beheer van de groep voor uitvoeringsberichten en bij de interne kennisportal,
• Het uitvragen van uitvoeringsberichten, zorg dragen voor publicatie van uitvoeringsberichten.
Jouw profiel
Als managementassistent blink je uit in zowel samenwerken als zelfstandig werken. Je zorgt ervoor dat de managers optimaal worden ontzorgd. Dat doe je door goed voorbereid aan tafel te zitten, de juiste vragen te stellen en je acties en werkstijl af te stemmen op wat er op dat moment nodig is.
Bij veranderende omstandigheden weet jij je flexibel en proactief op te stellen. Je vindt het leuk om afspraken en bijeenkomsten te organiseren die bijdragen aan een professionele uitstraling van team T010 en de afdeling GI&P. Soms doe je dit zelfstandig, soms samen met anderen, maar altijd op een transparante manier.
Je krijgt energie van werken in het maatschappelijk domein, binnen een dynamische afdeling waar in een open en prettige sfeer hard wordt samengewerkt. Je denkt graag mee, pakt zaken snel op en maakt nieuwe onderwerpen moeiteloos eigen. Microsoft Office suite is voor jou bekend terrein en ook andere systemen maak je je snel eigen.
Eisen
•Je hebt minimaal een afgeronde mbo 4 opleiding in een administratieve richting;
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
•Je hebt werkervaring bij een overheidsinstantie of bij een gemeente met meer dan 100.000 inwoners;
•Je beheerst Outlook, Word en Excel op gevorderd niveau. Dit zal ook worden getoetst tijdens het verificatiegesprek;
•Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift minimaal op C1 niveau.
Wensen
•Je hebt 2 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
•Je hebt werkervaring met een planningsysteem zoals Rostar CAS;
•Je hebt ervaring met Oracle (inkoopaanvragen toetsen en goedkeuren, crediteurenadministratie, tjjdschrijven);
•Je hebt kennis van en ervaring met Planon of een vergelijkbaar systeem.
De afdeling
Als Managementassistent maak je deel uit van het Team Toeslagen010 bij de Gemeentelijke Inzet & Projecten (GI&P). Toeslagen010 is onderdeel van het gemeentelijke domein waarin ondersteuning wordt geboden aan Rotterdammers die zijn geraakt door het Toeslagenschandaal.