Vacature: ervaren directiesecretaresse
Referentie: HLS-V19529
- Klant / soort bedrijf
- gemeentelijke instelling
- Werklocatie:
- rotterdam / deel thuiswerk
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Directie secretaresse/management assistent
- Opleiding
- MBO, HBO
- Dienstverband
- Fulltime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- 3750 tot 5500
Bedrijfsprofiel
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.
Beschrijving functie
Als senior directiesecretaresse ondersteun jij de directeur van Directie Veiligheid bij haar dagelijkse werkzaamheden. Jij beheert de agenda, organiseert vergaderingen en zorgt voor een vlekkeloze communicatie. Er wordt een zwaar beroep gedaan op je flexibiliteit. Met je proactieve houding en jarenlange ervaring vervul je niet alleen de rol van secretaresse maar heb je ook een belangrijke rol in het professionaliseren van het secretariaat van de hele directie.
Jouw functie
Als senior directiesecretaresse ben je in staat om te werken in een dynamische omgeving met een voortdurend veranderende agenda. Je bent proactief, georganiseerd en communicatief sterk. Naast de taken die voortvloeien uit de ondersteuning van de directeur, wordt van jou ook verwacht dat je actief bijdraagt aan de professionalisering van het volledige secretariaat.
Jouw taken en verantwoordelijkheden zijn:
- Agendabeheer: Plannen, coördineren en beheren van een zeer dynamische agenda.
- Communicatie: Beantwoorden van e-mails en telefoontjes, opstellen van correspondentie en fungeren als eerste aanspreekpunt.
- Vergaderingen: Organiseren, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
- Administratie: Beheren van documenten en dossiers, uitvoeren van administratieve taken en zorgen voor een efficiënte workflow.
- Professionaliseringsrol: Actief bijdragen aan de professionalisering van het secretariaat, implementeren van verbeteringen en optimaliseren van processen.
- Coaching rol: Het coachen/ondersteunen van collega’s van het secretariaat bij hun professionele ontwikkeling.
- Ondersteuning: ondersteuning bieden aan de directeur en andere leden van de directie, zodat zij zich kunnen focussen op strategische taken.
Jouw profiel
Je hebt ruime ervaring in secretariële ondersteuning binnen een complexe en dynamische omgeving. Je bent een sterke planner met uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden. Je schakelt snel, blijft rustig onder druk en communiceert helder, zowel mondeling als schriftelijk. Je hebt ervaring met het opstellen van professionele documenten en beschikt over coachende vaardigheden om collega’s te ondersteunen in hun ontwikkeling. Je bent proactief, zelfstandig en flexibel, en weet effectief te functioneren in een voortdurend veranderende werkomgeving.
Eisen
• Je bent minimaal een hbo-diploma in de richting van officemanagement afgerond;
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als secretaresse binnen een overheidsorganisatie, opgedaan in de afgelopen 8 jaar;
• Je hebt kennis van en ervaring met het vergadersysteem iBabs;
• Je hebt kennis van en ervaring met Planon;
• Je hebt kennis van en ervaring met MS Office, MS Teams en Microsoft Planner;
• Je hebt een training coachingsvaardigheden gevolgd;
• Je kunt 3 dagen per week op kantoor aanwezig zijn; gerelateerd aan de agenda van de directeur (flexibiliteit hierin is vereist).
Wensen
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners;
• Je hebt werkervaring met het systeem DIVA;
• Je hebt basiskennis over financiën; bijvoorbeeld door middel van een cursus boekhouding.
De afdeling
Je komt te werken binnen het team Directieadvies en Ondersteuning. Als directiesecretaresse val je binnen het secretariaat dat bestaat uit 9 collega’s. Het secretariaat ondersteunt de directeur, de 3 afdelingshoofden, 9 teamleiders en 4 opgavemanagers. Als senior directiesecretaresse ben jij dé ondersteuner van de directeur. Eén dag per week vervang je de secretaresse van de adjunct directeur; jullie vormen samen een duo.