Vacature: Projectsecretaris
Referentie: HLS-V19788
- Klant / soort bedrijf
- gemeentelijke instelling
- Werklocatie:
- rotterdam/thuiswerkend
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Directie secretaresse/management assistent
- Opleiding
- HBO
- Dienstverband
- Parttime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- in overleg
Bedrijfsprofiel
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.
Beschrijving functie
Als projectsecretaris ben je het geweten van een project of programma. Je zorgt ervoor dat de project- of programmamanager een sparringpartner heeft waar hij op kan steunen. Naast dat je breed inzetbaar bent, neem jij je eigen kennisaccent en kwaliteiten mee in de opgaven. Je bent inhoudelijk betrokken, kan daarin adviseren en weet taken zelfstandig op te pakken. Je bent in staat om daar waar nodig de project- of programmanager tijdelijk te vervangen.
Verder bestaan je werkzaamheden uit:
• Produceert in samenwerking met betrokken specialismen de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten en stemt opzet, inhoud en besluitvorming af met de project- of programmamanager.
• Verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Aanspreekpunt van het project of programma, ook m.b.t. bestuurlijke besluitvorming en weet daarmee regie te voeren op het bestuurlijke besluitvormingsproces
• Bewaakt de voortgang van het project of programma op het gebied van de GOTRICK-aspecten, rapporteert daarover en adviseert de project- of programmamanager over de beheersing daarvan
• Vergaart vanuit jouw specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project of programma
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project- of programmaorganisatie.
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project of programma en eigen werkzaamheden met de project- of programmamanager.
Jouw profiel
Je hebt affiniteit met het werken op korte opdrachten in wisselende contexten en blinkt uit in flexibiliteit en aanpassingsvermogen. Je maakt je nieuwe inhoud snel eigen, hebt een proactieve werkhouding en beweegt je gemakkelijk in een politiek-bestuurlijke omgeving. Je weet zelfstandig de regie te voeren en de voortgang en planning te bewaken. Je beschikt over een breed netwerk en hebt uitstekende netwerkvaardigheden, waardoor je gemakkelijk contacten legt en jouw netwerk verder uitbreidt. Je toont lef in de uitvoering van opdrachten en geeft waar nodig gevraagd en ongevraagd advies. Daarnaast ben je communicatief vaardig, analytisch sterk en beschik je over een sterk oplossingsgericht vermogen. Je weet complexe vraagstukken te doorgronden en te vertalen naar praktische en uitvoerbare oplossingen.
Eisen
•minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of een vergelijkbare rol., opgedaan in de afgelopen vijf jaar.
•Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
•Je hebt werkervaring met projectmatig werken.
Wensen
•Je hebt minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners.
•Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive).
•Je hebt werkervaring met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van verslagleggingen.
De afdeling
Je bent samen met diverse collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij de afdeling Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega’s, verdeeld over zes gebieden, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dat doen we gebiedsgericht: met ruimte voor de wensen van de Rotterdammer, en zoveel mogelijk integraal: zodat de straat zo min mogelijk open hoeft. Samenwerking, resultaatgerichtheid en communicatief vaardig zijn kernkwaliteiten van Gebiedsbeheer.