Vacature: Senior Managementassistent
Referentie: HLS-V19849
- Klant / soort bedrijf
- gemeentelijke instelling
- Werklocatie:
- Rotterdam
- Functiecategorie
- Administratief/secretarieel
- Functienaam
- Directie secretaresse/management assistent
- Opleiding
- MBO
- Dienstverband
- Parttime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- 3000 tot 4750
Bedrijfsprofiel
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.
Beschrijving functie
Als managementassistent biedt je ondersteuning aan en ontzorg de teamleiders, het hoofd van de afdeling en de experts. Je bent de spin in het web, die alle ballen hoog weet te houden en het overzicht niet verliest.
Dit doe je door:
•De agenda van je teamleider up-to-date te houden. Je hebt te maken met complex agendabeheer (volle en diverse agenda’s).
•Prioriteren en beantwoorden van e-mail van het management.
•Registratie van ziek- en betermeldingen en verlofaanvragen van medewerkers
•Beheer van de mailbox en agenda van het secretariaat.
•Op orde houden van ondersteunende faciliteiten. Zoals het aanmaken van een bestelformulier voor borrels, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van overige faciliteiten.
•Ondersteuning bij lezingen en participatiebijeenkomsten. Zoals contact met sprekers, posters laten maken, uitnodigingen versturen, ondersteuning tijdens presentaties.
•Ondersteuning bij buitenlandse dienstreizen. Zoals dienstreisformulier opstellen, trein- of vliegtickets boeken, hotel reserveren, contact met de organisatie.
•Ondersteuning van het bestuurlijk proces.
•Tijdschrijven voor teamleiders en afdelingshoofden.
•Aanmelden en ontvangen van bezoekers en (buitenlandse) delegaties.
Jouw profiel
De managementassistent is een echt organisatietalent, trots op de functie, en iemand die zich niet gauw uit het veld laat slaan. Je bent een spin in het web, flexibel met een proactieve instelling, kan goed schakelen en organiseren en bent gewend om in een team te werken. Je bent accuraat, dienstverlenend en kan ook goed je grenzen aangeven. In verband met het onderling kunnen vervangen, ben je, mits bijtijds aangegeven, flexibel in het wisselen van een werkdag. En verder willen we dat de managementassistent zelfstandig en oplossingsgericht werkt. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
Eisen
•Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
•Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding in de richting van Officemanagement.
•Je hebt minimaal drie jaar kennis van en werkervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook en PowerPoint) opgedaan in de afgelopen vier jaar.
Wensen
•Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie.
•Je hebt werkervaring met het ondersteunende systeem Oracle
•Je hebt werkervaring met het verbeteren van de werkprocessen.
De afdeling
Je werkt in het team Milieu & Financiën van de afdeling Ruimte, Wonen & Milieu. Samen met ongeveer 20 collega’s ga je je inzetten voor ‘wat er moet’ maar vooral ook met ‘wat er kan’ om de stad leefbaar te houden. Het team:
ohelpt het college zijn doelen op het gebied van milieu te bereiken;
ogeeft strategische- en beleidsadviezen aan het gemeentebestuur;
obeheert alle milieubudgetten;
ois programmamanager op (onder meer) het gebied van luchtkwaliteit en bodemsanering;
overtegenwoordigt de gemeente in nationale en internationale netwerken en
ois namens Rotterdam opdrachtgever van de gemeenschappelijke regeling DCMR. Deze organisatie:
voert de wettelijke milieutaken uit (vergunningverlening, toezicht, handhaving),
adviseert technisch en inhoudelijk,
beheert de meldkamer;
brengt de milieukwaliteit in beeld.