Vacature: PMO Common Ground Omschrijving van de opdracht
Referentie: HLS-V19888
- Klant / soort bedrijf
- vereniging van Gemeente
- Werklocatie:
- den haag/thuis
- Functiecategorie
- Advies/staf/beleid
- Functienaam
- Project leider
- Opleiding
- HBO
- Dienstverband
- Parttime
- Salarisindicatie € / mnd, bruto
- in overleg
Bedrijfsprofiel
De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 355 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren. Die vraag stellen we ook aan jou!
Beschrijving functie
PMO Common Ground
Omschrijving van de opdracht
De voornaamste werkzaamheden van de projectcoördinator zijn het ondersteunen van de programmaleiding Common Ground op het gebied van agendabeheer en administratieve c.q.
organisatorische aangelegenheden. Hierbij moet gedacht worden aan het plannen van overleggen, het regelen van locaties en faciliteiten waaronder ook lunches en restaurantboekingen. Verder is de
projectcoördinator verantwoordelijk voor het notuleren van overleggen, controleren van facturen, bijwerken van projectbegrotingen en het organiseren van zaken op locatie zoals aanmelden
bezoekers, badges regelen en kantoorartikelen bestellen. Daarbovenop ben je de vraagbaak voor het team, je bent in staat om de meest uitlopende vragen te beantwoorden en de beantwoording via
de juiste weg te coördineren.
Naast het agendabeheer en de organisatorische aangelegenheden is de projectcoördinator verantwoordelijk voor de ontwikkeling en implementatie van een onboardingprogramma voor
nieuwe medewerkers en andere betrokkenen binnen het programma Common Ground. Dit onboardingsprogramma moet organisatiedoelen en teambehoeften vertalen naar een
samenhangende aanpak met heldere procesafspraken, rollen en verantwoordelijkheden. Aanvullend op het onboardingsprogramma krijgt de projectcoördinator de verantwoordelijkheid om
vacatureteksten en profielomschrijvingen op te stellen c.q. aan te scherpen, in afstemming met de programmaleiding, HR en recruitment. Verder adviseert de projectcoördinator over de positionering
van functies en profielen binnen Common Ground en draagt bij aan de verdere professionalisering van instroom- en onboardingsprocessen. Waar relevant stemt de projectcoördinator af met inkoop
en andere bedrijfsvoeringsonderdelen en signaleert hij of zij randvoorwaarden op het gebied van aanbestedingsrecht, Wet DBA en andere juridische kaders die van invloed zijn op de inzet van
mensen en middelen binnen het programma.
Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
• Integrale ondersteuning van de programmaleiding Common Ground, waaronder bij agendabeheer en organisatorische/administratieve werkzaamheden;
• Ondersteuning programmaleiding bij voorbereidingen managementteam overleggen en voorbereiden c.q. opstellen van besluitvormingsstukken voor het managementteam overleggen en/ of directieoverleggen.
• Ontwikkelen en implementeren van een onboardingprogramma voor nieuwe medewerkers en betrokkenene van Common Ground;
• Opstellen en aanscherpen van vacatureteksten en profielomschrijvingen in afstemming met programmaleiding, HR en recruitment;
• Stemt waar relevant af met inkoop en andere bedrijfsvoeringsonderdelen en signaleert randvoorwaarden vanuit aanbestedingsrecht, de Wet DBA en andere juridische kaders die van invloed zijn op de inzet van mensen en middelen binnen het programma Common Ground.
• Plannen en organiseren van overleggen, locaties, faciliteiten, lunches en restaurantboekingen;
• Notuleren van overleggen en bewaken van actiepunten;
• Controleren van facturen en bijwerken van projectbegrotingen;
• Regelen van praktische zaken op locatie, zoals bezoekersaanmelding, badges en kantoorartikelen;
• Fungeren als vraagbaak voor het team en coördineren van de beantwoording van uiteenlopende vragen;
Resultaat van de opdracht
De projectcoördinator levert vooral resultaat in het integraal ondersteunen van de programmaleiding bij onder meer agendabeheer, administratieve werkzaamheden en organisatorische
aangelegenheden. Dit uit zich in goed geplande overleggen, tijdig geregelde locaties en faciliteiten en een soepel verloop van praktische zaken rondom bijeenkomsten en werkzaamheden op locatie.
Daarnaast zorgt de projectcoördinator voor een correcte administratieve afhandeling, zoals notulen, factuurcontrole en het bijwerken van projectbegrotingen. Tenslotte is projectcoördinator
verantwoordelijk voor het ontwikkelen en implementeren van een werkbaar en gestructureerd onboardingsprogramma met heldere procesafspraken, rollen en verantwoordelijkheden voor nieuwe
medewerkers en betrokkenen.
Eisen
• minimaal afgeronde HBO opleiding;
• Minimaal 2 jaar werkervaring met projectmanagementondersteuning binnen een publieke organisatie;
• Minimaal 6 maanden ervaring met recruitment binnen een overheidsorganisatie, waaronder minimaal het schrijven van vacatureteksten en het toepassen van de wet- en regelgeving waaronder minimaal wet DBA;
• Heeft ervaring met het toepassen en uitvoeren van inkoopprocessen en regelgeving binnen een overheidsorganisatie in de rol van projectmanagementondersteuner;
• Minimaal 1 jaar werkervaring met het onboarden van nieuwe medewerkers inclusief het optimaliseren van dit proces.
Wensen
1. Kandidaat beschikt over een afgeronde wo opleiding.
2. Werkervaring met projectmanagementondersteuning binnen een G40 gemeenten.
3. Aantoonbare ervaring met het opstellen van een onboardingsbeleid.
4 Kandidaat heeft ervaring met common ground.